|
Kap. 6 De enkelte arkivserier Oversikt over arkivserier i Iveland kommune Arkivoversikt - Sentralarkivet /Adm.seksjonen): 1.1Arkivserie:Møtebok for kommunestyret
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Brannsikkert skap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
1.2Arkivserie:Møtebok for formannskapet
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
2 årganger er i brannsikkert skap på rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
1.3Arkivserie:Møtebok for teknisk utvalg
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Brannsikkert skap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
1.4Arkivserie:Møtebok for levekårsutvalget
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Brannsikkert skap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
1.5 Arkivserie:Møtebok for valgstyret
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Brannsikkert skap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
1.6Arkivserie:Møtebok for klagenemnd
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Brannsikkert skap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
1.7Arkivserie:Møtebok for administrasjonsutvalg - kommunalt ansatte
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Arkivskap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes sammen med adm.utvalg statlig ansatte
|
1.8Arkivserie:Møtebok for administrasjonsutvalg - statlig ansatte
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Arkivskap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes sammen med adm.utvalg kommunalt ansatte med skilleark.
|
1.9Arkivserie:Møtebok for arbeidsmiljøutvalget
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Arkivskap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
1.10Arkivserie:Møtebok for skatteutvalget
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Arkivskap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
1.11Arkivserie:Møtebok for tilsettingsutvalgene
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller - delegerte saker: Saksframstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Arkivskap i arkivrom ved Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
1.12Arkivserie:Møtebok for musikk og kulturskole
| Arkivskaper:
|
Sentralarkiver
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Arkivskap ved Kulturkontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Kulturleder er sekretær for utvalget Innbindes
|
1.13Arkivserie:Møtebok for Barne- og ungdomsrådet
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - gitt av sak/arkivsystemet
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Arkivskap ved Kulturkontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Kulturleder er sekretær for rådet Innbindes
|
1.14Arkivserie:Møtebok for eldrerådet
| Arkivskaper:
|
PLO-avdelingen
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering
|
| Periode:
|
Valgperioden - 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Arkivskap ved PLO-avd. - Bygdeheimen
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
PLO-leder er sekretær for utvalget - kjøres på ”lokale - PC`er” Innbindes
|
1.15Arkivserie:Kopibok for offentlig post
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Kopier av utsendte dokumenter
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende etter dato
|
| Periode:
|
1 år - fordelt i valgperioden
|
| Lagring:
|
Papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Reol på Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
1.16Arkivserie:Kopibok for post unntatt offentlighet
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Kopier av utsendte dokumenter
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende etter dato
|
| Periode:
|
1 år - fordelt i valgperioden
|
| Lagring:
|
Papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Reol på Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Uoff - det vises til offentlighetsloven
|
1.17Arkivserie:Kopibok for offentlig journal
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Registrering av all inn- og utgående korrespondanse. Journalen samsvarer med krava som er stilt i NOARK - standarden.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Saksnummer og dokumentnummer
|
| Periode:
|
1 år / 4 år
|
| Lagring:
|
Oversiktslister i ringperm Edb-lagring (inkl. back-up via tapekassetter i annet bygg)
|
| Plassering:
|
Reol på Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Det tas ut ukentlige rapporter fra postjournalen
|
1.18Arkivserie:Personalarkiv
| Arkivskaper:
|
Sentralarkiv
|
| Innhold:
|
Søknad m/vedlegg, tilsettingsdokument, vedtak om avlønning, permisjonssøknader, etter- og videreutdanning, pensjonsforhold, sluttattest, stillingsbeskrivelse.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende alfabetisk
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Mappe for hver ansatt
|
| Plassering:
|
Arkivskap på Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Når vedkommende ansatte slutter
|
| Fjernarkiv:
|
Bortsettingsarkiv i kommunen
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
1.19Arkivserie:Sakarkiv
| Arkivskaper:
|
Sentralarkivet
|
| Innhold:
|
Saksmapper med diverse dokumenter knyttet til den administrative og den politiske behandlingen i den enkelte sak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
KS`s sin arkivnøkkel : K-koder
|
| Periode:
|
Tar utgangspunktet valgperioden 4 år - pga nytt saksbehandlingssystem: 08.03.1999 - 31.12.2003
|
| Lagring:
|
Hengemapper i arkivskap
|
| Plassering:
|
Arkivskap i eget arkivrom på Rådmannskontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Etter forskrift om kassasjon
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
A rkivoversikt - Sosialkontoret 2.1Arkivserie:Møtebok for klientutvalg
| Arkivskaper:
|
Sosialkontoret
|
| Innhold:
|
Originale godkjente protokoller: Saksframstilling, forslag til innstilling, behandling og vedtak.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering
|
| Periode:
|
Valgperioden 4 år
|
| Lagring:
|
Originalt papir i ringperm
|
| Plassering:
|
Arkivskap på sosialkontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Inntil 8 år etter avsluttet periode - overføres deretter til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal Dersom konsesjonsbelagte personregistre - skjer overføringen etter 10 år
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes
|
2.2Arkivserie:Fullmaktsaker -sosialklienter
| Arkivskaper:
|
Sosialkontoret
|
| Innhold:
|
Saksframstilling og vedtak i klientsaker avgjort etter fullmakt- inkl. vedlegg
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende alfabetisk
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Mappe for hver klient - papirbasert
|
| Plassering:
|
Arkivskap på sosialkontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
|
| Fjernarkiv:
|
10 år etter siste bevegelse i mappen - overføres til depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
2.3Arkivserie:Fullmaktsaker -barnevernsklienter
| Arkivskaper:
|
Sosialkontoret
|
| Innhold:
|
Saksframstilling og vedtak i klientsaker avgjort etter fullmakt- inkl. vedlegg
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende alfabetisk
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Mappe for hver klient - papirbasert
|
| Plassering:
|
Arkivskap på sosialkontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
|
| Fjernarkiv:
|
10 år etter siste bevegelse i mappen - overføres til depot hos Aust-Agder Arkivet, Arendal
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
2.4 Arkivserie: Klientarkiv – sosialsaker
| Arkivskaper:
|
Sosialkontoret
|
| Innhold:
|
Vedtatte sosialsaker og arkivverdige dokument
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
Fortløpende
|
| Lagring:
|
Mapper i arkivskap på sosialkontoret
|
| Plassering/ Bortsettingsarkiv:
|
Klientmapper som ikke lenger er aktive legges i boks på bortsettingsarkiv.
|
| Fjernarkiv:
|
10 år etter siste bevegelse overføres til depot hos Aust-Agder Arkivet
|
| Kassasjon:
|
Etter forskrift om kassasjon
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
2.5 Arkivserie: Klientarkiv – barnevern
| Arkivskaper:
|
Sosialkontoret
|
| Innhold:
|
Vedtatte barnevernsaker og arkivverdige dokument
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
Fortløpende
|
| Lagring:
|
Mapper i arkivskap på sosialkontoret
|
| Plassering/ Bortsettingsarkiv:
|
Klientmapper som ikke lenger er aktive legges i boks på bortsettingsarkiv.
|
| Fjernarkiv:
|
10 år etter siste bevegelse overføres til depot hos Aust-Agder Arkivet
|
| Kassasjon:
|
Etter forskrift om kassasjon
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
2.6 Arkivserie: Husbankordninger
| Arkivskaper:
|
Sosialkontoret
|
| Innhold:
|
Vedtatte saker
|
| Ordningsprinsipp:
|
Årgang og alfabetisk
|
| Periode:
|
Fortløpende
|
| Lagring:
|
Saksmapper i arkivskap
|
| Plassering/ Bortsettingsarkiv:
|
Arkivbokser i bortsettingsarkiv – tilfluktsrommet i Iveland kommunehus etter at lånene er innfridd
|
| Fjernarkiv:
|
Fra 01.01.2004 – Depot hos Aust-Agder Arkivet
|
| Kassasjon:
|
Etter forskrift om kassasjon
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
2.7 Arkivserie: Kopibok sosialkontoret
| Arkivskaper:
|
Sosialkontoret
|
| Innhold:
|
Kopi av utgående skriv – off. og u.off
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
Ringperm
|
| Plassering/ Bortsettingsarkiv:
|
Boks i bortsettingsarkiv
|
| Fjernarkiv:
|
Depot hos Aust-Agder Arkivet
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Innbindes Unntatt offentlighet.
|
Arkivoversikt - Teknisk seksjon 3.1Arkivserie:Eiendomsarkiv
| Arkivskaper:
|
Teknisk seksjon
|
| Innhold:
|
Saksdokumenter om byggesøknader, oppmåling, eiendomsdeling, målebrev, foreløpig kartforretning
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering - etter Gardsnr./bruksnr.
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Mappe for hver eiendom
|
| Plassering:
|
Arkivskap på teknisk seksjon
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Nei
|
| Fjernarkiv:
|
Nei
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
3.3Arkivserie:Kommunale veier
| Arkivskaper:
|
Teknisk seksjon
|
| Innhold:
|
Diverse dokumenter knyttet til kommunale veier
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende alfabetisk
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Mappe for hver vei
|
| Plassering:
|
Arkivskap på teknisk seksjon
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Nei
|
| Fjernarkiv:
|
Nei
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
3.4Arkivserie:Kart
| Arkivskaper:
|
Teknisk seksjon
|
| Innhold:
|
Eiendomsgrenser for alle eiendommer/boligarealer
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende kartplatenummer i h.h.t. NGO 1948
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Eget kartskap
|
| Plassering:
|
På teknisk seksjon
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Nei
|
| Fjernarkiv:
|
Uaktuelle kart
|
| Kassasjon:
|
Kopier kan kasserest etter behov
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
Arkivoversikt - Helseavdelingen 4.1Arkivserie:Pasientarkiv
| Arkivskaper:
|
Helseavdelingen
|
| Innhold:
|
Etter forskrift om leges og helseinstitusjons journal for pasient av 14.12.1990
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering etter fødselsdato
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Mappe for hver person
|
| Plassering:
|
Låsbart arkivskap på legekontoret
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Etter dødsfall overføres journalen til bortsettingsarkiv på helseavdelingen
|
| Fjernarkiv:
|
På helseavdelingen
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
4.2Arkivserie:Barnkontroll/skolehelsetjenesten
| Arkivskaper:
|
Helseavdelingen
|
| Innhold:
|
Pasientjournaleri hht forskrift om leges og helseinstitusjons journal for pasient av 14.12.1990
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fortløpende nummerering etter fødselsdato
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Mappe for hvert barn/elev
|
| Plassering:
|
Arkivskap på helsesøsters kontor
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Nei
|
| Fjernarkiv:
|
Kan overføres Aust-Agder-Arkivet på samme måte som konsesjonspliktige personregistre
|
| Kassasjon:
|
I hht Riksarkivets retningslsinjer
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
4.3 Arkivserie: Helsekort
| Arkivskaper:
|
Helsesøster
|
| Innhold:
|
Helseopplysninger
|
| Ordningsprinsipp:
|
Fødselsdato innen hvert år
|
| Periode:
|
Fortløpende
|
| Lagring:
|
Hengemapper i boks
|
| Plassering/ Bortsettingsarkiv:
|
Helsesøsterkontor Lager Helsearkiv
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
I hht Riksarkivets retningslinjer
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
4.4 Arkivserie: Bedriftslegeundersøkelse
| Arkivskaper:
|
Legekontoret
|
| Innhold:
|
Bedriftslegejournaler
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
Fortløpende
|
| Lagring:
|
Mapper
|
| Plassering/ Bortsettingsarkiv:
|
Arkivskap, lager på helsearkiv
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Etter forskrift om kassasjon
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
Pleie- og omsorg 4.5 Arkivserie: Pasientarkiv
| Arkivskaper:
|
Pleie- og omsorgsavdelingen
|
| Innhold:
|
Pasientopplysninger- Beboere på Bygdeheimen
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
Så lenge de er på Bygdeheimen
|
| Lagring:
|
Mapper arkivskap på hjemmesykepleiens kontor i 2. etg. Bygdeheimen
|
| Plassering/ Bortsettingsarkiv:
|
Etter dødsfall overføres journalen til bortsettingsarkiv på helseavdelingen.
|
| Fjernarkiv:
|
Kan avleveres Aust-Agder-Arkivet på samme måte som konsesjonspliktigepersonregistre
|
| Kassasjon:
|
I hht Riksarkivets retningslinjer
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
4.6 Arkivserie: Pasientarkiv
| Arkivskaper:
|
Hjemmesykepleien
|
| Innhold:
|
Pasientopplysninger
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetiske
|
| Periode:
|
Så lenge de benytter tjenesten
|
| Lagring:
|
Mapper arkivskap på hjemmesykepleiens kontor i 2. etg. Bygdeheimen
|
| Plassering/ Bortsettingsarkiv:
|
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
4.7 Arkivserie: Pasientarkiv
| Arkivskaper:
|
Psykiatrisk sykepleier
|
| Innhold:
|
Pasientopplysninger
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
Så lenge de benytter tjenesten
|
| Lagring:
|
Mapper i arkivskap på psyk.sykepl. kontor
|
| Plassering/ Bortsettingsarkiv:
|
|
| Fjernarkiv:
|
Sendes Depot Aust-Arkivet etter 10 år etter siste bevegelse
|
| Kassasjon:
|
nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
Arkivserier skoler og barnehager 5.1 Arkivserie:Elevarkiv
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm skole
|
| Innhold:
|
Elevmapper
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
Kontiunerlig
|
| Lagring:
|
Mappe for hver elev
|
| Plassering:
|
Låsbart skap på lærerværelset
|
| Bortsettingsarkiv:
|
|
| Fjernarkiv:
|
Overføres til Aust-Agder Arkivet 10 år etter bevegelse i mappen
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Elevmappen overføres til Iveland ungdomsskole når eleven begynner der. Flytter eleven ut av kommunen bevares mappen på Vatnestrøm skole.
|
5.2 Arkivserie: Klassedagbok
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm skole
|
| Innhold:
|
Registrering av fravær o.l.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
1 skoleår (2000)
|
| Lagring:
|
Håndskrevne bøker
|
| Plassering
|
Arkivskap på lærerværelset
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Bortsettingsarkiv (tilfluktsrom) i kommunehuset etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
En bok pr. skoleår pr. klasse
|
5.3 Arkivserie: Vurderingsskjema
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm skole
|
| Innhold:
|
Vurderingsskjema for elever
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
I protokoller
|
| Plassering
|
Låsbart skap på lærerværelse
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Bortsettingsarkiv i kommunehuset etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Overføres til elevarkivet ved bortsetting
|
5.4 Arkivserie: Møtebok for foreldreråd
| Arkivskaper:
|
|
| Innhold:
|
Referat fra møter
|
| Ordningsprinsipp:
|
Etter dato
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
I ringperm
|
| Plassering
|
Hylle på lærerværelse
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Bortsettingsarkiv i kommunehuset etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.5. Arkivserie: Møtebok for samarbeidsutvalg
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm skole
|
| Innhold:
|
Referat fra møter
|
| Ordningsprinsipp:
|
Etter dato
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
I ringperm
|
| Plassering
|
Hylle på lærerværelse
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Bortsettingsarkiv i kommunehuset etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.6 Arkivserie: Klasselister
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm skole
|
| Innhold:
|
Navn, adresse, fødselsnummer
|
| Ordningsprinsipp:
|
Klasse, alfabetisk
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
I ringperm
|
| Plassering
|
Hylle på lærerværelse
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Bortsettingsarkiv i kommunehuset etter 8 år.
|
| Fjernarkiv:
|
Nei
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
Arkivserier ved Iveland skole: 5.7 Arkivserie:Møtebok for samarbeidsutvalget
| Arkivskaper:
|
Iveland skole
|
| Innhold:
|
Sakliste og referat
|
| Ordningsprinsipp:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
4 år
|
| Lagring:
|
Ringperm
|
| Plassering
|
Reol i kontorarkiv
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.8Arkivserie:Møtebok for foreldrerådet
| Arkivskaper:
|
Iveland skole
|
| Innhold:
|
Møtereferater
|
| Ordningsprinsipp:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
4 år
|
| Lagring:
|
Ringperm
|
| Plassering
|
Reol i kontorarkiv
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.9 Arkivserie:Møtebok for elevrådet
| Arkivskaper:
|
Iveland skole
|
| Innhold:
|
Møtereferater
|
| Ordningsprinsipp:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
4 år
|
| Lagring:
|
Ringperm
|
| Plassering
|
Reol i kontorarkiv
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.10 Arkivserie:Kopibok
| Arkivskaper:
|
Iveland skole
|
| Innhold:
|
Kopier av utsendte, viktige brev
|
| Ordningsprinsipp:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
4 år
|
| Lagring:
|
Ringperm
|
| Plassering
|
Reol i kontorarkiv
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen
|
| Fjernarkiv:
|
Til Aust-Agder Arkivet etter 8 år
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.11 Arkivserie:Elevmapper m/elevkort
| Arkivskaper:
|
Iveland skole
|
| Innhold:
|
Navn, adresse, fødselsnummer, foresatte, spesialpedagogiske tiltak
|
| Ordningsprinsipp:
|
Klasse/alfabetisk
|
| Periode:
|
1 år (kontinuerlig)
|
| Lagring:
|
Mappe for hver elev
|
| Plassering
|
Låsbart arkivskap
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen
|
| Fjernarkiv:
|
10 år etter skoleslutt
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Konsesjon fra Datatilsynet
|
5.12 Arkivserie:Karakterprotokoller
| Arkivskaper:
|
Iveland skole
|
| Innhold:
|
Navn, adresse, fødselsnummer, karakterer
|
| Ordningsprinsipp:
|
Klasse, alfabetisk
|
| Periode:
|
1 år - kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Protokoller
|
| Plassering
|
Låsbart arkivskap
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen
|
| Fjernarkiv:
|
Til Aust-Agder Arkivet10 år etter skoleslutt
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.13 Arkivserie:Vitnemålsprotokoller
| Arkivskaper:
|
Iveland skole
|
| Innhold:
|
Navn, adresse, fødselsnummer, karakterer
|
| Ordningsprinsipp:
|
Klasse, alfabetisk
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
Protokoller
|
| Plassering
|
Låsbart skap
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen
|
| Fjernarkiv:
|
Til Aust-Agder Arkivet etter 10 år
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.14 Arkivserie:Klassedagbøker
| Arkivskaper:
|
Iveland skole
|
| Innhold:
|
Elevlister med registrering av fravær m.m.
|
| Ordningsprinsipp:
|
Klasse, alfabetisk
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
Protokoller
|
| Plassering
|
Kontorarkiv
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.7 Arkivserie: Liste over barn i skolefritidsordning
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm skole
|
| Innhold:
|
Navn, adresse, fødselsnummer
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
I ringperm
|
| Plassering
|
Hylle på lærerværelse
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Bortsettingsarkiv i kommunehuset etter 8 år.
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Hvis det i dette arkivet framkommer spesielle eløevtilbud, arkiveres dette i elevarkviet
|
5.8 Arkivserie: Skoleutvikling
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm skole
|
| Innhold:
|
|
| Ordningsprinsipp:
|
Etter dato
|
| Periode:
|
Kontinuerlig
|
| Lagring:
|
I ringperm
|
| Plassering
|
Hylle på lærerværelset
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Nei
|
| Fjernarkiv:
|
Nei
|
| Kassasjon:
|
se merknadsfelt
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Oppbevares på skolen så lenge dette har administrativ verdi
|
5.9 Arkivserie: Flyttelister
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm skole
|
| Innhold:
|
Gjenpart av flyttemelding for elevene
|
| Ordningsprinsipp:
|
Etter dato
|
| Periode:
|
2000 -
|
| Lagring:
|
Løsblad i hefte
|
| Plassering
|
Hylle på lærerværelse
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Bortsettingsarkivet i kommunehuset etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
Vatnestrøm barnehage 5.16 Arkivserie: Møtebok for foreldremøter
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm barnehage
|
| Innhold:
|
Referat fra møter
|
| Ordningsprinsipp:
|
Etter dato
|
| Periode:
|
8-års periode
|
| Lagring:
|
I ringperm
|
| Plassering
|
Hylle på styrers kontor
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Bortsettingsarkiv i kommunehuset etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Bindes inn ved overføring til depot
|
5.17 Arkivserie: Møtebok for styremøter
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm barnehage
|
| Innhold:
|
Referat fra møter
|
| Ordningsprinsipp:
|
Etter dato
|
| Periode:
|
8-års periode
|
| Lagring:
|
I ringperm
|
| Plassering
|
Hylle på styrers kontor
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Bortsettingsarkiv i kommunehuset etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
Bindes inn ved overføring til depot
|
5.18 Arkivserie: barnearkiv
| Arkivskaper:
|
Vatnestrøm Barnehage
|
| Innhold:
|
Barnearkiv
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
4 års periode
|
| Lagring:
|
Mappe for hvert barn
|
| Plassering:
|
Låsbart skap på styrerkontor
|
| Bortsettingsarkiv:
|
|
| Fjernarkiv:
|
Overføres til Aust-Agder Arkivet 10 år etter bevegelse i mappen
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
Skaiå barnehage : 5.19 Arkivserie:Møtebok for samarbeidsutvalget
| Arkivskaper:
|
Skaiå barnehage
|
| Innhold:
|
Møtereferater
|
| Ordningsprinsipp:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
4-års periode
|
| Lagring:
|
Ringperm
|
| Plassering
|
Kontorreol
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.20 Arkivserie:Barnearkiv
| Arkivskaper:
|
Skaiå barnehage
|
| Innhold:
|
Barnearkiv
|
| Ordningsprinsipp:
|
Alafbetisk
|
| Periode:
|
4 år
|
| Lagring:
|
Mappe for hvert barn
|
| Plassering
|
Låsbart skap på styrerkontor
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen
|
| Fjernarkiv:
|
Til Aust-Agder Arkivet 10 år etter bevegelse i mappen
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
5.21 Arkivserie:Sakarkiv
| Arkivskaper:
|
Skaiå barnehage
|
| Innhold:
|
Saker om barnehagedriften
|
| Ordningsprinsipp:
|
Arkivnøkkel
|
| Periode:
|
4 år
|
| Lagring:
|
Saksmapper
|
| Plassering
|
Kontorarkiv
|
| Bortsettingsarkiv:
|
Sentralt arkiv i kommunen etter 8 år
|
| Fjernarkiv:
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknad: (innbinding mv.)
|
|
|
|